Vytvorenie, zavedenie, udržovanie a neustále zlepšovanie SM BOZP, jeho efektívnosť a schopnosť dosahovať zamýšľaných výstupov závisí na prideľovaní potrebných zdrojov k udržaniu systému. Jedná sa o veľmi dôležitú požiadavku, ktorá pokrýva všetky potreby BOZP. Organizácia musí určiť potrebné zdroje pre plánovanie BOZP a musí určiť, ako budú tieto zdroje poskytované. Vrcholové vedenie zaisťuje, aby zdroje boli k dispozícii. Pri prideľovaní zdrojov by sa teda mali zvážiť súčasné, ale aj budúce potreby organizácie.
Zdroje môžu zahrnovať ľudské zdroje, prírodné zdroje, infraštruktúru (napr. budovy, výrobné jednotky, technické vybavenie, informačné technológie atď.), technológiu a finančné zdroje. Chybou je, ak je SM BOZP ponímaní ako samostatný systém, ktorý nie je v súlade s ostatnými systémami, napr. systémom riadenia kvality, systémom environmentálneho riadenia, a keď nie je zladený s ostatnými cieľmi a hodnotami organizácie. Investície do zodpovedajúcich zdrojov sa organizácii mnohonásobne vrátia, a to napr. v podobe nižších priamych a nepriamych nákladov na kompenzáciu pracovných úrazov, poškodenia zdravia a sankcií zo strany kontrolných a dozorových orgánov.
Pre efektívne fungovanie a zlepšovanie výkonnosti BOZP musia byť všetky činnosti v organizácii riadené a vykonávané kompetentnými pracovníkmi. Kompetencie je možno chápať ako súhrn požiadaviek pre výkon príslušnej činnosti alebo profesie. Táto môže byť dosiahnutá vzdelaním, výcvikom alebo skúsenosťami. K tomu, aby bol SM BOZP funkčný, je potrebné určiť kompetencie pracovníkov, ktorí ovplyvňujú alebo môžu ovplyvňovať výkonnosť v oblasti BOZP. Kompetencie pracovníkov majú zahrnovať znalosti a zručnosti potrebné k identifikovaniu nebezpečenstiev a riešenie rizík v oblasti BOZP súvisiacich s ich prácou a pracoviskom.
Systémová norma ďalej požaduje, aby organizácia vytvorila, zaviedla a udržovala procesy potrebné pre internú a externú komunikáciu týkajúcu sa SM BOZP a určila kto, o čom, kedy, s kým a ako má komunikovať. Komunikačný proces v organizácii má zaisťovať, aby všetkým relevantným pracovníkom a zainteresovaným stranám boli poskytované príslušné informácie a tieto boli spoľahlivé. Musí brať do úvahy príslušné požiadavky právnych predpisov a ďalšie požiadavky. Často je nutné dokumentované informácie uchovávať ako dôkaz, napr. v prípade školení BOZP. V oblasti BOZP, ako aj v iných oblastiach však nemusí ísť vždy len o dokumentované informácie, ako je tomu v prípade verbálnej komunikácie.
Komunikácia na pracoviskách je nedeliteľnou súčasťou k dosiahnutiu bezpečného prostredia, a to prostredníctvom odovzdávania a prijímania informácií o nebezpečenstvách a preventívnych opatreniach. Je to obojstranný proces, ktorý si vyžaduje, aby informácie prichádzali tak od pracovníkov, ako aj od manažmentu.
Ak je to vhodné, organizácia musí dokumentované informácie o svojej činnosti uchovávať ako dôkaz vo svojich správach, oznamoch a pod. Dokumentované informácie definované systémovou normou sú novým pojmom, ktorý zjednocuje rôzne druhy a typy dokumentov, ktoré sa vyskytujú v praxi organizácií (smernice, poriadky, plány, správy, oznamy a pod.). Dokumentované informácie požadované SM BOZP a normou musia byť riadené z hľadiska ich dostupnosti, vhodnosti a primeranej ochrany. Pri ich riadení musí organizácia podľa potreby riešiť ich distribúciu, prístup, vyhľadávanie a používanie, ich ukladanie a ochranu vrátane ochrany čitateľnosti, riadenia ich zmien a ich uchovávanie a likvidáciu.
Dokumentované informácie externého pôvodu určené organizáciou ako nevyhnutné pre plánovanie a fungovanie
