Vyhľadávanie v personalistike
Persona-
listika
Správa údajov o zamestnancoch: Najlepšie postupy pre rok 2025
Kategória: Ochrana osobných údajov Autor/i: Accace k.s.
Správa údajov o zamestnancoch nie je len administratívnou činnosťou, ale je aj kľúčovým aspektom každodenného fungovania firmy a dodržiavania jej právnych predpisov. Presný a bezpečný manažment údajov je základom pre mzdy, dodržiavanie právnych predpisov a strategické rozhodovanie vedenia spoločnosti. V tomto článku sa pozrieme na to, čo vlastne správa údajov o zamestnancoch znamená, o aké údaje ide – a čo je ešte dôležitejšie, aké údaje môžu byť zaznamenávané a ako ich pomocou moderných digitálnych nástrojov zaznamenávať efektívnejšie.
Čo je správa údajov o zamestnancoch a prečo je dôležitá?
Správa údajov o zamestnancoch zahŕňa zber, uchovávanie a systematické zaznamenávanie všetkých údajov, ktoré sa týkajú zamestnancov. Mnoho z týchto informácií sa zbiera počas onboardingového procesu, nakoľko sú nevyhnutné pre firemné HR procesy, mzdy či správu dochádzky.
Presná a zodpovedná správa týchto údajov nielen podporuje internú efektivitu, ale aj chráni spoločnosť pred právnymi a finančnými rizikami v podobe pokút. Dobre spravované dáta umožňujú manažérom prijímať informované rozhodnutia týkajúce sa ich tímov, napr. v oblasti riadenia zamestnancov alebo hodnotenia ich výkonu.
Aké typy údajov bývajú najčastejšie zaznamenávané?
- Osobné údaje: Medzi osobné údaje patrí meno, dátum narodenia, adresa, rodné číslo. Tieto údaje môžeme označiť aj ako bežné osobné údaje, ktoré sú podstatné pre vznik pracovného pomeru, avšak aj tieto môžu byť zhromažďované len v rozsahu a spôsobom, ktorý je v súlade s pravidlami GDPR.
- Pracovné údaje: Medzi pracovné údaje radíme pracovnú pozíciu, začiatok a koniec pracovného pomeru, ďalšie údaje obsiahnuté v zmluve a jej dodatkoch. Tieto informácie sú nevyhnutné pre plynulý chod interných procesov spoločnosti.
- Finančné údaje: Finančné údaje predstavujú záznamy o mzdách, benefitoch, nadčasoch a iných príspevkoch. Tieto údaje sú nevyhnutné pre správnosť mzdového účtovníctva. Chýbajúce alebo nepresné údaje môžu viesť nielen k operačným ale aj právnym problémom. Presnosť údajov je preto nevyhnutnosťou.
Aké sú právne požiadavky na spracovanie údajov zamestnancov?
Spracovanie osobných údajov podlieha prísnym legislatívnym pravidlám a to najmä GDPR (Všeobecné nariadenie o ochrane údajov). GDPR nestanovuje len pravidlá zhromažďovania údajov, ale vyžaduje aj informovanosť zamestnancov a zabezpečenie integrity a uchovávania údajov. Nižšie uvádzame kľúčové povinnosti podľa zásad GDPR (6+1):
- Zákonnosť, spravodlivosť a transparentnosť, teda spracovanie osobných údajov musí byť v súlade so zákonom a vykonávané spravodlivo a transparentne vo vzťahu k dotknutej osobe.
- Obmedzenie účelu, čo znamená, že osobné údaje musia byť zhromažďované iba na konkrétne, explicitné a legitímne účely, a nemôžu byť spracúvané spôsobom, ktorý je s týmito účelmi nezlučiteľný.
- Minimalizácia údajov, teda spracovanie údajov musí byť primerané a relevantné z hľadiska množstva spracúv
Odomknite si prístup k odbornému obsahu na portáli.
Prístup k obsahu portálu majú len registrovaní používatelia portálu. Pokiaľ ste už zaregistrovaný, stačí sa prihlásiť.
Ak ešte nemáte prístup k obsahu portálu, využite 10-dňovú demo licenciu zdarma (stačí sa zaregistrovať).
Bezplatný odpovedný servis pre predplatiteľov
Vaše otázky môžete zadať na www.otazkyodpovede.sk.
Kategórie
