Spôsob a forma uchovávania mzdovej účtovnej dokumentácie

Účtovná dokumentácia

Účtovná dokumentácia je podľa zákona o účtovníctve definovaná ako sústava účtovných záznamov, ktorú je účtovná jednotka povinná viesť v súvislosti s vykonávaním svojej činnosti. Ide najmä o účtovné doklady, účtovné knihy, účtovné zápisy, účtovnú závierku a výročnú správu.

Poznámka: Podľa § 4 ods. 5 zákona o účtovníctve je účtovná jednotka povinná viesť účtovníctvo ako sústavu účtovných záznamov podľa § 31 zákona o účtovníctve. Účtovným záznamom sa rozumie údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Každú informáciu týkajúcu sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia je účtovná jednotka povinná zaznamenávať len účtovnými záznamami.

K účtovným dokladom patria aj dokumenty personálnej a mzdovej agendy, ktoré má zamestnávateľ povinnosť uchovávať počas „všeobecnej“ lehoty uloženia v dĺžke desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Ostatné účtovné doklady zamestnávateľ uchováva počas doby určenej v registratúrnom pláne tak, aby neboli porušené ustanovenia osobitných zákonov [napr. zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len „zákon o zdravotnom poistení“), zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v z. n. p., zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p.].

To znamená, že zamestnávateľ dokumenty uchováva počas doby, v ktorej ich bude potrebovať na svoju činnosť, vrátane lehôt ustanovených pre vymáhanie práv a plnenie povinností podľa osobitných predpisov. Podľa tohto pravidla nemožno určiť všeobecnú lehotu uloženia spoločnú pre všetky dokumenty, ale je potrebné pri jej navrhovaní postupovať individuálne. Dĺžka lehoty uloženia závisí od toho, akú funkciu plní daná dokumentácia pri vedení účtovníctva (rozhodne to však nesmie byť menej ako všeobecná lehota uloženia v dĺžke 10 rokov). Lehota uloženia začína plynúť od 1. januára toho roka, ktorý nasleduje po roku, v ktorom bol doklad (registratúrny záznam) uzatvorený.

Podľa § 35 ods. 3 zákona o účtovníctve sa napríklad účtovné doklady, účtovné knihy, účtovné závierky a iné účtovné záznamy uchovávajú počas 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Podrobnú evidenciu o zamestnancoch na účely zdravotného poistenia musí zamestnávateľ podľa § 24 písm. e) zákona o zdravotnom poistení uchovávať po dobu 10 rokov. Zákon č. 576/2004 Z. z. o zdravotnej starostlivosti, službách súvisiacich s poskytovaním zdravotnej starostlivosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. zase ukladá všeobecnému lekárovi povinnosť uchovávať zdravotnú dokumentáciu po dobu 20 rokov po smrti pacienta. 

Vzor časti registratúrneho plánu pre vecnú skupinu Personálna a mzdová agenda

Forma uchovávania účtovnej dokumentácie

Od 1. 1. 2022 je účinná novela č. 456/2021 Z. z. zákona o účtovníctve (ďalej len „novela zákona o účtovníctve“), na základe ktorej bol upravený spôsob a forma archivácie účtovnej dokumentácie. Účtovné jednotky sa môžu rozhodnúť, či budú uchovávať doklady v papierovej podobe alebo len v elektronickej podobe. Novela zákona o účtovníctve zjednodušuje aj prevádzanie účtovných dokladov z listinnej podoby do elektronickej; od 1. 1. 2022 sa umožňuje dokumenty skenovať bez nutnosti použiť tzv. zaručenú konverziu.

Podľa prechodného ustanovenia sa spôsob uchovávania účtovnej dokumentácie v znení účinnom od 1. 1. 2022môže použiť aj na uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie, ktorá vznikla pred 1. 1. 2022, za predpokladu, že sa dodržia § 31 až § 33 novely zákona o účtovníctve v znení účinnom od 1. 1. 2022 (napr. preukázateľnosť účtovného záznamu, transformácia účtovného záznamu).

Problematikou uchovávania a archivácie účtovných dokladov (záznamov) sa zaoberá zákon o účtovníctve v siedmej časti (§ 31 až § 37). Účtovné záznamy môžu podľa novely zákona o účtovníctve nadobúdať dve podoby, listinnú (papierovú) alebo elektronickú:

• listinný účtovný záznam je účtovný záznam vyhotovený na papieri a tiež vytlačený účtovný záznam vyhotovený pomocou softvéru, ktorý je zaslaný a prijatý ako listina, alebo vyhotovený na interné účely účtovnej jednotky ako listina;
• elektronický účtovný záznam je účtovný záznam vyhotovený:

-       v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu, alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu,

-       v súlade s § 33 ods. 3 zákona o účtovníctve a zaslaný elektronicky, pričom môže tvoriť prílohu elektronickej pošty, 

-       v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky.

Príklad: Účtovná jednotka vyhotoví účtovný záznam, napr. faktúru. Ak ho účtovná jednotka vytlačí a zašle poštou, u prijímateľa účtovného záznamu sa bude účtovný záznam spracovávať ako listinný účtovný záznam. Ak sa prijatý účtovný záznam naskenuje a uchová sa naskenovaná listina, tak prvotne prijatý listinný účtovný záznam už nemusí byť uchovaný.

Účtovná jednotka je povinná pri vedení a uchovávaní účtovnej dokumentácie zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovných dokladov od okamihu vyhotovenia účtovného záznamu alebo od okamihu prijatia alebo sprístupnenia účtovného záznamu.

Vierohodnosť pôvodu je zabezpečená, ak účtovná jednotka, ktorou je:

• vyhotoviteľ, je schopná preukázať, že účtovný doklad naozaj vyhotovila, napr. ak zamestnávateľ vystaví mesačný výkaz preddavkov na poistné na verejné zdravotné poistenie pomocou mzdového softvéru, možno preukázať, že tento účtovný záznam bol vystavený, v akom programe, kto ho vystavil a pod.,
• prijímateľ, je schopný preukázať, že prijatý účtovný záznam prijal od vyhotoviteľa, napr. platiteľ poistného zašle mesačný výkaz preddavkov na poistné na verejné zdravotné poistenie s cieľom splnenia svojej zákonnej povinnosti, ktorá spočíva vo vykazovacej a odvodovej povinnosti voči príslušnej zdravotnej poisťovni – možno tak vierohodne preukázať, že zamestnávateľ ako platiteľ poistného na základe dohody o elektronickej komunikácii so zdravotnou poisťovňou zaslal mesačný výkaz (emailom, resp. inou elektronickou službou).

Neporušenosť obsahu je zabezpečená, ak zaslaním alebo sprístupnením účtovného dokladu alebo jeho transformáciou v účtovnej jednotke nenastala zmena obsahu skutočností, ktoré sa týmto účtovným dokladom zaznamenávajú, napr. ak zamestnávateľ zašle zdravotnej poisťovni mesačný výkaz preddavkov na poistné na verejné zdravotné poistenie a poisťovňa si tento výkaz vytlačí, týmto úkonom sa nezmenia údaje (napr. sumy vymeriavacích základov, výška poistného) uvádzané na mesačnom výkaze.

Čitateľnosť účtovného dokladu je zabezpečená, ak obsah účtovného dokladu je čitateľný ľudským okom. Účtovná jednotka je povinná pri zabezpečení čitateľnosti účtovného dokladu dodržať neporušenosť jeho obsahu.

Spôsob uchovávania účtovnej dokumentácie

Účtovnú dokumentáciu môže účtovná jednotka uchovávať v listinnej podobe, elektronicky (uloženie účtovnej dokumentácie na dátovom nosiči) alebo kombináciou predchádzajúcich dvoch spôsobov. Spôsob uchovávania účtovnej dokumentácie si účtovná jednotka zvolí sama a určí si ho v internej smernici; takto určený spôsob je účtovná jednotka povinná dodržiavať.

Uvedené vyplýva z novely zákona o účtovníctve, resp. z § 35 ods. 5 zákona o účtovníctve, podľa ktorého:

"Účtovná jednotka je povinná dodržiavať určený spôsob uchovávania účtovnej dokumentácie. Elektronickým uchovávaním účtovnej dokumentácie sa rozumie uloženie účtovnej dokumentácie na dátovom nosiči. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť splnenie požiadaviek podľa § 31 ods. 3, ak uchováva len účtovné záznamy, ktorých podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu.“

Účtovné záznamy, ktorými sa určuje systém uchovávania účtovnej dokumentácie, je účtovná jednotka povinná uchovávať tiež 10 rokov [§ 35 ods. 3 písm. c) zákona o účtovníctve].

Akú formu dátového nosiča si účtovná jednotka zvolí pri uchovávaní elektronických účtovných záznamov, je na rozhodnutí účtovnej jednotky – môže to byť napr. optický disk, USB kľúč, pamäťová karta, pevné disky, cloudové úložisko a pod. Voľbu formy dátového nosiča si účtovná jednotka určí v internom predpise. Pri výbere formy dátového nosiča je dôležité, aby bolo možné v prípade kontroly zabezpečiť, aby sa účtovné záznamy dali sprístupniť z elektronického dátového nosiča do podoby, ktorá je čitateľná ľudským okom.

Poznámka: Podľa pôvodnej právnej úpravy platnej do 31. 12. 2021 mohla účtovná jednotka archivovať dokumenty v elektronickej podobe iba vtedy, ak by všetky dokumenty boli transformované z listinnej podoby do elektronickej podoby formou zaručenej konverzie. Ide o špeciálny prevod účtovných záznamovktorý je upravený v § 35 až § 39 zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len „zákon o e-Governmente“). Súčasťou každého konvertovaného dokumentu musela byť osvedčovacia doložka, ktorá obsahovala popis bezpečnostných prvkov. Overovať platnosť dokumentu bol oprávnený aj notár, čo však bolo administratívne i finančne náročné. Ak účtovná jednotka nepoužila žiadnu z uvedených foriem overenia, mala povinnosť účtovné záznamy archivovať aj v listinnej a aj v elektronickej podobe.

Prevod (transformácia) účtovných záznamov

Prevod (transformácia) účtovných záznamov z listinnej podoby do elektronickej podobya ich preukázateľná zhodnosť sa môže s účinnosťou od 1. 1. 2022 vykonať nielen formou zaručenej konverzie, ale aj skenovaním. Táto právna úprava proces archivácie účtovných záznamov výrazne zjednodušila. Uvedené vyplýva z novelizovaného § 33 ods. 3 zákona o účtovníctve:

„Účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby zaručenou konverziou v súlade s osobitnými predpismi alebo spôsobom podľa odseku 5.“ (t. j. skenovaním)

Pri transformácii účtovného záznamu skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme účtovná jednotka zabezpečí:

a) úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe,

b) obsahovú a vizuálnu zhodu účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou, 

c) čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe,

d) neporušenosť obsahu účtovného záznamu.

Výstupom skenovania je sken (obrázok) uložený v súborovom formáte s rastrovou grafikou (napr. obrázok uložený vo formáte pdf, png, jpg, tiff); takýto elektronický účtovný záznam sa považuje za preukázateľný a nebude sa požadovať predloženie účtovného záznamu v pôvodnej listinnej podobe. Predloženie účtovného záznamu v pôvodnej listinnej podobe sa tiež nevyžaduje, ak následné úpravy elektronického formátu (napr. formátu pdf technikou OCR - Object Character Recognition) zachovávajú rastrovú podobu.

Z uvedeného vyplýva, že od 1. 1. 2022 možno účtovný záznam transformovať z elektronickej podoby do listinnej a naopak týmito spôsobmi: 

• zaručenou konverziou – transformáciu účtovného záznamu môžu vykonať len zákonom vymedzené osoby, napr. notári, orgány verejnej moci, patentový zástupca. Takto transformovaný záznam musí byť v súlade so zákonom o eGovernmente zhodný s účtovným záznamom v pôvodnej podobe; 
• skenovaním – zmena podoby účtovného záznamu z listinnej podoby na elektronickú podobu, keď sa transformácia vykoná prostredníctvom skenera zabudovaného do výstupného tlačového zariadenia alebo použitím moderných mobilných aplikácií do súborového formátu s rastrovou grafikou.

Výsledkom skenovania môže byť čiernobiely, resp. sivý sken. Sken s odtieňmi farieb identických s pôvodným účtovným záznamom sa vyžaduje v prípade, ak je farba dôležitým nositeľom informácie (napr. určitou farebnou škálou sa definuje číslo ako záporné). Ak bol listinný účtovný záznam transformovaný do elektronickej podoby, v tejto podobe ho možno uchovávať v zákonom určenej lehote (spravidla 10 rokov) bez potreby preukázania pôvodného účtovného záznamu;

• vytlačením - zmena podoby účtovného záznamu z elektronickej podoby na listinnú podobu v prípade, ak elektronický účtovný záznam neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis ani pečať; možno ho previesť do listinnej podoby použitím tlačiarne. 

Transformáciu toho istého preukázateľného účtovného záznamu možno vykonať len raz. Transformovať teda možno len originálny účtovný záznam, ktorý ešte nebol predmetom transformácie. Ak sa nepodarí prvá transformácia, táto zmena sa nebude nazývať transformáciou a pokus sa môže opakovať. Ak teda napríklad zamestnávateľ naskenuje mzdový list, ale tento účtovný záznam nebude čitateľný, pretože údaje na ňom budú rozmazané, zatienené a pod., v takom prípade nemožno hovoriť o transformácii. Zmenu môže zamestnávateľ ako účtovná jednotka vykonať ešte raz, a to odstránením pôvodných chýb pri skenovaní a až pri úspešnej zmene pôjde o transformáciu účtovného záznamu.

Novela zákona o účtovníctve tiež neumožňuje transformáciu účtovného záznamu, ktorý už prešiel „opačnou“ transformáciou. Ak si chce zamestnávateľ vytlačiť (napr. pre interné potreby) naskenovaný účtovný záznam, ktorý už prešiel transformáciou, toto opätovné vytlačenie do listinnej podoby sa už nepovažuje za transformáciu, a preto nepôjde o plnohodnotný účtovný záznam spĺňajúci požiadavky určené zákonom o účtovníctve.

Účtovný záznam, ktorého podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu (napr. prevod z papierovej do elektronickej podoby), sa považuje za preukázateľný, pričom sa nevyžaduje predloženie účtovného záznamu v pôvodnej podobe, ak osobitné predpisy neustanovujú inak. Za osobitný predpis sa považuje napr. § 16 ods. 2 písm. e) zákona o archívoch a registratúrach, ktorý ustanovuje:

„Pôvodca registratúry je povinný uchovať registratúrny záznam, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu, počas lehoty jeho uloženia; to neplatí, ak ide o registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu prostredníctvom zaručenej konverzie^29b).“

29b) § 35 ods. 2 zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení zákona č. 273/2015 Z. z.

To znamená, že ak je účtovný záznam súčasne aj registratúrnym záznamom, účtovná jednotka je naďalej povinná rešpektovať aj ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach, ktorý člení tzv. pôvodcov registratúry do troch kategórií, pričom každá kategória má iné povinnosti, ktoré súvisia s uchovávaním registratúrnych záznamov a vyhotovovaním elektronických kópií z nich.

Vo všeobecnosti platí, že na fyzické a právnické osoby, ktoré podnikajú napr. na základe živnostenského alebo iného oprávnenia, sa zákon o archívoch a registratúrach vzťahuje len v obmedzenej miere a prevažne patria medzi pôvodcov registratúry, z činnosti ktorých nevznikajú záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou; na nich sa tak nevzťahuje povinnosť podľa vyššie citovaného § 16 ods. 2 písm. e) zákona o archívoch a registratúrach [uvedené vyplýva z § 16 ods. 5 zákona o archívoch a registratúrach].

Ak je však účtovná jednotka pôvodcom registratúry prvej alebo druhej kategórie (napr. je orgánom verejnej moci), musí rešpektovať ustanovenia tohto zákona v plnej miere. To znamená, že ak ide o účtovnú jednotku, ktorá sa považuje za orgán verejnej moci, nemá povinnosť uchovať registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty v listinnej podobe len vtedy, ak z tohto registratúrneho záznamu vyhotovila elektronickú kópiu prostredníctvom zaručenej konverzie.

Porušenie ustanovení zákona o účtovníctve týkajúcich sa vedenia účtovnej dokumentácie, preukázateľnosti účtovných záznamov a ich transformácie možno sankcionovať. Ak zamestnávateľ ako účtovná jednotka nebude vedieť preukázať zabezpečenie vierohodnosti pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť obsahu účtovného záznamu a ďalšie súvisiace povinnosti, ide o správny delikt, za ktorý môže daňový úrad uložiť sankcie. Pokuta sa môže uložiť podľa novelizovaného § 38 ods. 2 zákona o účtovníctve až do výšky 2 % z celkovej sumy majetku vykázanej v súvahe alebo vo výkaze o majetku a záväzkoch, najviac do 100  000 eur.