Monitorovanie zamestnancov

Zamestnávateľ, ktorý chce získavať údaje o zamestnancoch elektronickými prostriedkami podľa § 13 ods. 4 ZP, musí mať na takúto činnosť tzv. vážny dôvod.

Pojem vážny dôvod nie je v Zákonníku práce legálne definovaný a jeho vymedzenie sa odvíja od záujmu zamestnávateľa, napríklad pri snahe o ochranu vlastného majetku pri výskyte krádeží, iného protiprávneho konania a podobne.

Vážny dôvod však musí spočívať v osobitnej povahe činnosti zamestnávateľa, a preto má prísne individuálny charakter. Jeho vymedzenie bude závisieť od konkrétnych okolností u každého zamestnávateľa a nemožno ho zovšeobecňovať.

Zamestnávateľ nemusí disponovať súhlasom zamestnanca so zásahom do jeho súkromia, Zákonník práce však vyžaduje jeho predchádzajúce upozornenie zamestnávateľom.

Predmetom takéhoto upozornenia má byť poskytnutie informácie o charaktere kontroly (zásahov do súkromia), dobe jej trvania a použitých prostriedkov. Odporúča sa vymedziť si takéto vážne dôvody vo vnútropodnikových organizačných aktoch, v kolektívnej zmluve alebo pracovnej zmluve zamestnanca.

Predchádzajúce upozornenie zamestnávateľa vo väzbe na vážne dôvody je nevyhnutné vykladať tak, že existencia vážnych dôvodov sa vzťahuje vôbec na začatie monitorovania zamestnancov (zásahov do súkromia) a nie k povinnosti zamestnávateľa vopred upozorniť zamestnancov. Zamestnávateľ je povinný upozorniť zamestnancov vždy, keď má záujem o zavedenie monitorovacieho systému, a nielen vtedy, keď by mal na jeho zavedenie vážny dôvod. V takomto prípade neexistencie vážnych dôvodov by vôbec nemohol získavať údaje o svojich zamestnancoch, pretože by nesplnil zákonnú podmienku jeho zavedenia.

Podmienky monitorovania zamestnancov^[1]

Pri plnení pracovných povinností využívajú zamestnanci rôzne komunikačné prostriedky, ktoré im zamestnávateľ poskytuje spravidla len na plnenie pracovných povinností (niekedy môže zamestnanec využívať tieto prostriedky aj na súkromné účely v rozsahu a spôsobom dohodnutým so zamestnávateľom).

Súčasný technický a technologický pokrok umožňuje veľmi jednoduché a efektívne sledovanie činnosti zamestnanca, počnúc kontrolou webovej aktivity zamestnanca, monitoringom e-mailovej komunikácie, procesov a aplikácií na koncovej stanici, kontrolou zamestnanca prostredníctvom inteligentného snímania obrazovky a klávesnice, zaznamenávaním telefonických hovorov až po využívanie geolokalizačných služieb.

Pri všetkých zmienených spôsoboch, využívaných zamestnávateľmi často s cieľom zefektívniť a skvalitniť činnosť spoločnosti, je veľmi náročné vylúčiť spracúvanie osobných údajov. Zamestnávateľ by musel nastaviť také podmienky monitorovania, ktoré by vylúčili možnosť spojiť sledovaný výsledok s konkrétnym zamestnancom. Zamestnávatelia sa často domnievajú, že zavedenie takého monitorovania na iný účel (napríklad monitorovanie produktivity práce podľa definovaných kritérií), než je definovaný v § 13 ods. 4 ZP, nespadá do pôsobnosti Zákonníka práce, prípadne sa domnievajú, že spracúvajú osobné údaje o zamestnancoch na pôvodný účel realizácie pracovnoprávnych vzťahov.

Zamestnávateľ pri zavedení rôznych foriem monitorovania spravidla spracúva osobné údaje o zamestnancoch (okrem napríklad monitorovania dátových tokov bez možnosti identifikácie jednotlivých pracovných staníc). Je teda povinný definovať účel ich spracúvania, pričom je povinný rešpektovať ustanovenia Zákonníka práce, GDPR, zákona o ochrane osobných údajov a ďalších všeobecne záväzných právnych predpisov.

Pri definovaní jasného, zrozumiteľného a zákonného účelu musí zamestnávateľ zohľadniť primeranosť zásahu do práv a právom chránených záujmov zamestnanca (do jeho súkromia) vo vzťahu k sledovanému cieľu (účelu spracúvania osobných údajov), t. j. vždy treba skúmať, či ustanovený cieľ (záujem zamestnávateľa) prevažuje nad právom na súkromie, ochranou práv a právom chránených záujmov zamestnanca.

Monitorovanie komunikačných prostriedkov u zamestnancov môže zahŕňať monitoring:

1. telefonických hovorov,
2. webovej aktivity a počítača,
3. elektronickej pošty,
4. polohy zamestnanca,
5. priestorov a zamestnancov kamerovými systémami,
6. biometrických údajov.

1) Monitorovanie telefonických hovorov

S monitorovaním telefonických hovorov sa možno stretnúť spravidla pri tzv. call centrách alebo iných službách spojených s komunikáciou zamestnanca s klientom. Zamestnávateľ môže určiť, že cieľom monitorovania bude primárne klient (spravidla na základe jeho súhlasu alebo osobitného zákona).

Ak telefonická komunikácia vyplýva zamestnancovi priamo z pracovnej zmluvy, je súčasťou plnenia jeho povinností a netreba určovať iný účel oddelene pre zamestnanca. Je však nevyhnutné dbať, aby zaznamenané hovory boli využité výlučne na ustanovený účel (napríklad preukazovanie uzatvorenia zmluvného vzťahu prostredníctvom telefónu), t. j. zamestnávateľ by ich nemal využívať na kontrolu zamestnanca.

Ak chce zamestnávateľ využiť zaznamenávané hovory aj na kontrolu plnenia povinností, ktoré zamestnancovi vyplývajú z existujúceho pracovnoprávneho vzťahu, t. j. z pracovnej zmluvy, vnútropodnikových predpisov, či pracovného poriadku, musí na tento účel zaviesť kontrolný mechanizmus podľa § 13 ods. 4 ZP.

V praxi preto môže nastať situácia, keď zamestnávateľ bude môcť jeden zaznamenaný hovor využiť súčasne na dva rôzne účely: voči klientovi, napríklad na základe jeho súhlasu na účel preukazovania zmluvného vzťahu, a voči zamestnancovi, napríklad na posudzovanie prípadného porušenia pracovnej disciplíny. Zamestnávateľ tak následne spracúva osobné údaje v dvoch informačných systémoch.

Zamestnávateľ má povinnosť viesť záznamy o spracovateľských činnostiach.

Povinnosť viesť záznamy o spracovateľských činnostiach sa nevzťahuje na zamestnávateľa, ak súčasne splní všetky tieto podmienky:

1. má menej ako 250 zamestnancov;
2. nie je pravdepodobné, že spracúvanie osobných údajov, ktoré vykonáva, povedie k riziku ochrany práv a slobôd dotknutej osoby;
3. spracúvanie osobných údajov je príležitostné alebo nezahŕňa osobitné kategórie osobných údajov alebo osobné údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy a priestupky.

V okamihu splnenia uvedených podmienok (zavedenie kontrolného mechanizmu podľa § 13 ods. 4 ZP a vymedzenie účelu jeho zavedenia na hodnotenie plnenia povinností zo strany zamestnanca a dodržania zásad spracúvania osobných údajov) môže zamestnávateľ použiť ako zákonný dôkaz aj zaznamenaný telefonický rozhovor pri prípadnom pracovnoprávnom spore, ktorého predmetom je napríklad porušenie pracovnej disciplíny alebo neplatné skončenie pracovného pomeru, keďže bol získaný v súlade s príslušnými právnymi predpismi.

Iné monitorovanie hovorov zamestnancov (okrem výlučne internej komunikácie zamestnanec – zamestnanec) je v zásade nemožné a v rozpore so zákonom o ochrane osobných údajov.

Ak totiž chce zamestnávateľ monitorovať telefonický rozhovor svojho zamestnanca so zamestnancom inej spoločnosti, chýba mu na monitorovanie zamestnanca inej spoločnosti na druhej strane linky účel spracúvania osobných údajov o tejto fyzickej osobe (t. j. vážny dôvod podľa § 13 ods. 4 ZP). To, že si od tejto fyzickej osoby vypýta súhlas na monitorovanie telefonického rozhovoru mu bez ustanovenia legitímneho účelu spracúvania osobných údajov nepomôže.

2) Monitorovanie webovej aktivity a počítača zamestnanca

Zamestnávateľ je