Deaktivovať či nedeaktivovať – správny postup disponovania s e-mailovou schránkou (bývalého) zamestnanca

Z hľadiska pracovného práva dňom skončenia pracovného pomeru skončí akákoľvek pracovná činnosť zamestnanca, ktorú pre zamestnávateľa vykonával. Skončenie pracovného pomeru však nepredstavuje informáciu, ktorou nevyhnutne disponujú odosielatelia e-mailovej komunikácie adresovanej už bývalému zamestnancovi. Zamestnávateľ častokrát automaticky „nevypne“ e-mailovú schránku zamestnanca v deň nasledujúci po skončení pracovného pomeru a ani v nasledujúcom dlhšom časovom období. Pracovná e-mailová schránka bývalého zamestnanca tým pádom ostáva aktívna ešte niekoľko mesiacov po skončení pracovného pomeru.

Dôvodov nedeaktivácie e-mailovej schránky bývalého zamestnanca môže byť niekoľko. Najčastejšie ide o nevedomosť zo strany zamestnávateľa, inokedy môže byť tento postup odôvodnený pracovnou pozíciou zamestnanca a potrebou sledovať prípadné dôležité e-maily týkajúce sa chodu spoločnosti. Bez ohľadu na dôvod nedeaktivácie e-mailovej schránky, takáto e-mailová schránka je stále aktívna a naďalej prijímajúca e-mailovú komunikáciu bez časového ohraničenia alebo dlhší čas po skončení pracovného pomeru. Pod nedeaktiváciu spadá aj nastavenie presmerovania prichádzajúcich e-mailov na inú e-mailovú adresu alebo nastavenie automatickej odpovede o neprítomnosti zamestnanca, resp. o ukončení jeho pracovného pomeru. Takýto postup zamestnávateľa v nedeaktivovaní e-mailovej schránky bývalého zamestnanca však nie je v súlade s pracovným právom a ani predpismi na ochranu osobných údajov.

Predstavuje e-mailová adresa zamestnanca osobný údaj? Aký postup by mal zamestnávateľ zvoliť, aby nečelil možnej sankcii najmä zo strany Úradu pre ochranu osobných údajov SR? Aké sankcie v obdobných veciach už boli uložené v Slovenskej republike a v iných európskych krajinách? Odpovede na tieto otázky a ďalšie praktické informácie sa nachádzajú nižšie v tomto článku.

E-mailová adresa zamestnanca ako osobný údaj

Na úvod je potrebné zdôrazniť, že e-mailová adresa zamestnanca sa podľa súdnej praxe [1] považuje za osobný údaj, ak spĺňa definíciu osobného údaja vymedzenú v čl. 4 ods. 1 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „GDPR“). Osobnými údajmi sú údaje týkajúce sa určenej alebo určiteľnej fyzickej osoby, pričom takou osobou je osoba, ktorú možno určiť priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora alebo na základe jednej či viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú, fyziologickú, psychickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu.

Ak je z e-mailovej adresy možné nezameniteľne identifikovať konkrétnu osobu (napr. jozef.mrkvicka@minv.gov.sk), z takejto e-mailovej adresy možno identifikovať osobu „meno priezvisko“ (Jozef Mrkvička) a aj zamestnávateľa, t. j. informáciu, kde osoba pracuje „skratka úradu, obchodnej spoločnosti a pod“ (Ministerstvo vnútra SR), preto je takýto údaj možné považovať za osobný údaj.

Rozhodovacia prax v Slovenskej republike

Úrad na ochranu osobných údajov SR (ďalej len „Úrad“) sa vo viacerých prípadoch zaoberal problematikou disponovania  e-mailovou schránkou zamestnanca po skončení pracovného pomeru. V jednom prípade sa však Úrad zaoberal spracúvaním osobných údajov v súvislosti s pracovnou e-mailovou schránkou zamestnankyne, ktorá bola dlhodobo práceneschopná, a teda pracovný pomer stále trval. Aj pre tieto prípady platia určené pravidlá a zamestnávateľ sa môže počas dlhodobej práceneschopnosti zamestnanca dopustiť v súvislosti s e-mailovou schránkou nezákonného spracúvania osobných údajov.

1. Podľa rozhodnutia Úradu č.: 00009/2020-Os-11 zo dňa 17. 3. 2020 obec ako zamestnáva