Smernica pre systém vedenia účtovníctva a obeh účtovných dokladov

Smernica pre systém vedenia účtovníctva

a obeh účtovných dokladov č. 1/202x

A. Úvodné ustanovenia

1. Účel a dôvod vydania predpisu

S cieľom určenia jednotného postupu pri príprave, spracovávaní a účtovaní účtovných dokladov a realizácie účtovných zápisov v spoločnosti ABC, s. r. o. sa vydáva táto smernica so všeobecnými zásadami účtovania v spoločnosti. Smernica je považovaná za účtovný záznam a je súčasťou účtovnej dokumentácie spoločnosti ABC, s. r. o.

2. Definícia pojmov

a)      Účtovný doklad – preukázateľný účtovný záznam s náležitosťami podľa § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov v listinnej podobe alebo elektronickej podobe.

b)      Účtovný zápis – účtovný záznam o zaúčtovaní účtovného prípadu.

c)      Účtovný záznam – údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia (účtovný doklad, účtovný zápis, účtovná kniha, odpisový plán, inventúrny súpis, účtový rozvrh, účtovná závierka, výročná správa a pod.).

d)      Elektronický účtovný záznam – je záznam vyhotovený:

-        v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu,

-        v súlade s § 33 ods. 3 zaslaný elektronicky, pričom môže tvoriť prílohu elektronickej pošty,

-        v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky.

e)      Účtovný prípad – vznik určitej skutočnosti týkajúcej sa stavu a pohybu majetku, stavu a pohybu záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov, výnosov, nákladov, príjmov, výdavkov,  výsledku hospodárenia.

3. Súvisiace predpisy

a)      Aktívne derogácie – zrušuje sa smernica č. 01/2018 o spôsobe vedenia účtovníctva.

b)      Pasívne derogácie – žiadne.

c)      Nadradené predpisy

–   zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“),

–  opatrenie MF SR č. 23 054/2002-92 zo 16. decembra 2002, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov (ďalej len „Postupy účtovania“).

B. Všeobecné a osobitné ustanovenia

1. Systém vedenia účtovníctva

• Spoločnosť ABC, s. r. o., vedie účtovníctvo v sústave podvojného účtovníctva odo dňa svojho vzniku až do dňa svojho zániku. Účtovníctvo sa vedie za účtovnú jednotku ako celok a individuálne vo vybraných divíziách, ktorým bol pridelený štatút strategickej podnikateľskej jednotky. Vo vnútri podniku je sledované hospodárenie jednotlivých organizačných jednotiek (útvarov a stredísk) podľa Pravidiel a nástrojov vnútropodnikového ekonomického riadenia.
• Účtovným obdobím je kalendárny rok.
• Účtovníctvo sa vedie v peňažných jednotkách meny euro a v prípadoch stanovených v § 4 ods. 7 zákona o účtovníctve súčasne aj v cudzích menách.
• Účtovníctvo sa vedie v slovenskom jazyku. Účtovný doklad vyhotovený v inom ako slovenskom jazyku (napr. faktúra zo zahraničia) bude v rámci vecnej kontroly bezodkladne po prijatí, resp. vyhotovení preložený do slovenského jazyka. Preklad je prílohou účtovného dokladu. Úsek ekonomiky a financovania, po predchádzajúcej kontrole a schválení účtovných dokladov zodpovednými pracovníkmi, zabezpečuje ich súhrnné spracovanie. Povinnosťou je viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov a tak, aby účtovná závierka poskytovala verný a pravdivý obraz o skutočnostiach, ktoré sú predmetom účtovníctva, a o finančnej situácii účtovnej jednotky, pričom musia byť dodržané ustanovenia  zákona o účtovníctve a Postupov účtovania.
• Spoločnosť nepoveruje vedením účtovníctva inú právnickú alebo fyzickú osobu. S cieľom zabezpečenia bezchybného vedenia účtovníctva príslušní zodpovední pracovníci využívajú konzultácie a poradenstvo spoločnosti XYZ, s. r. o., v zmysle zmluvy č. 2/2018, uzavretej dňa 18. 2. 2018.
• Na vedenie účtovníctva sa používajú prostriedky výpočtovej techniky a technických nosičov dát. Na vedenie účtovníctva sa používa softvér firmy QQQ, s. r. o., s tým, že účtovné záznamy sú realizované v listinnej alebo elektronickej podobe.

Databáza účtovníctva spoločnosti v elektronickej podobe a účtovné doklady v elektronickej podobe účtovná jednotka uchováva: C:\Windows\.... (uvedie sa úplná cesta v operačnom systéme alebo serveri, v prípade cloudu sa uvedie cesta k umiestneniu externého úložného dátového priestoru, s prevádzkovateľom a veľkosťou kapacity úložného priestoru).

• Zálohovanie dát je uskutočňované pravidelne na dennej báze.
• Skutočnosti, ktoré sú predmetom účtovníctva, sa dokladujú účtovnými dokladmi. Účtovné doklady vyhotovujú pracovníci zodpovední za vznik účtovného prípadu, a to bezodkladne po uskutočnení účtovného prípadu podľa § 2 Postupov účtovania, resp. od zistenia skutočností, ktoré sa nimi dokladujú. V niektorých prípadoch je vyhotovenie účtovného odkladu zabezpečené automaticky softvérom. Účtovný doklad musí obsahovať náležitosti podľa § 10 ods. 1 písm. a) až f) zákona o účtovníctve. Podpisový záznam zodpovednej osoby je buď vlastnoručný podpis (v prípade vyhotovených listinných účtovných dokladov) alebo podpisový záznam v elektronickej podobe (v prípade vyhotovených elektronických účtovných dokladov), ktorý umožňuje preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá tento podpisový záznam vyhotovila.
• Ak účtovný doklad slúži súčasne ako daňový doklad, musí obsahovať ďalšie náležitosti podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov. V prípade straty účtovného dokladu sa zaň považuje aj opis, fotokópia, elektronická kópia, pričom je potrebné čestné prehlásenie o strate s uvedením pravdivých údajov. Ak účtovný, resp. daňový doklad je zároveň dokladom vstupujúcim do externého prostredia mimo spoločnosť (odoslané faktúry a pod.) musí obsahovať všetky náležitosti podľa § 3a zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov.
  • Pred zaúčtovaním účtovných dokladov dochádza k preverovaniu prípustnosti hospodárskych a účtovných operácií a k samotnému preverovaniu účtovných dokladov (pozri časť 4. – Obeh dokladov), ak toto preverovanie nie je zabezpečené v niektorých prípadoch automaticky softvérom. Bez kontroly a schválenia nesmie byť účtovný doklad zaúčtovaný.
  • Účtovné zápisy o účtovných prípadoch sa vykonávajú iba na základe očíslovaných účtovných dokladov, a to iba v účtovných knihách podľa § 12 zákona o účtovníctve. Účtovný zápis nemôže byť vykonaný mimo účtovných kníh. Účtovné zápisy musia byť zaznamenávané priebežne, bezodkladne po vyhotovení, resp. prijatí účtovného dokladu. Nie je dovolené zasahovať do chronológie účtovných zápisov, nie je dovolené meniť a upravovať pôvodné účtovné zápisy. Prípadnú opravu je možné realizovať iba novým účtovným zápisom. Účtovné zápisy sa vykonávajú zrozumiteľne, prehľadne a spôsobom zaručujúcim ich trvanlivosť. Opravy v účtovných dokladoch, účtovných knihách a v ostatných účtovných záznamoch nemôžu viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti a nesprávnosti účtovníctva.