Nahrávaný telefonát ako osobný údaj

Pravidlá v spracúvaní osobných údajov, ktoré prinieslo nariadenie GDPR, platia aj pre prevádzkovateľov, ktorí sa rozhodnú nahrávať telefonáty. Osobným údajom sa, v súlade s nariadením GDPR, rozumejú akékoľvek informácie o identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osobe. Identifikovateľnou fyzickou osobou je fyzická osoba, ktorú možno priamo, či nepriamo identifikovať, napr. odkazom na určitý identifikátor, napr. meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, sieťový identifikátor, a pod. Aj telefonát je možné považovať za osobný údaj, lebo hlas patrí určitej osobe a navyše v rámci telefonátu – teda jeho obsahu, telefonujúci zvykne identifikovať seba (predstaví sa), alebo rieši nejakú službu, na základe ktorej je o možné identifikovať.

Takmer každý z nás sa už stretol s takými poskytovateľmi služieb, ktorý za účelom skvalitňovania svojich služieb nahrávali telefónne rozhovory. Typickým príkladom sú banky, či mobilný operátori. Výsledkom takého telefonátu je spravidla objednanie nejakej služby, zmena údajov telefonujúceho, zmena/úprava zmluvy a objednaných služieb a pod. V akom postavení je ale telefonujúci zákazník, a to z hľadiska ochrany osobných údajov?

Jednou z najdôležitejších zásad ochrany osobných údajov je zákonnosť. Táto zásada vyjadruje a obsahuje podmienku, že spracúvanie osobných údajov je zákonné iba vtedy a iba v tom rozsahu, ak je splnená aspoň jedna z podmienok stanovených v ustanovení čl. 6 ods. 1 nariadenia GDPR.

Tento článok poukazuje na niektoré povinnosti prevádzkovateľov, ktorí sa rozhodli nahrávať telefonáty pri spracúvaní týchto telefonátov ako osobných údajov podľa nariadenia GDPR.

Právne základy spracúvania osobných údajov v rámci nahrávania telefonátov

Prevádzkovateľ musí na každý účel spracúvania osobných údajov disponovať primeraným právnym základom v súlade s čl. 6 ods. 1 nariadenia GDPR. Pod pojmom právny základ rozumieme dôvod, ktorý umožňuje prevádzkovateľovi vykonávať jednotlivé spracovateľské operácie s osobnými údajmi dotknutých osôb. Prevádzkovateľ je povinný určiť právny základ spracúvania osobných údajov ešte pred samotným začatím ich spracúvania.

V rámci nahrávania telefonátov dochádza k spracúvaniu osobných údajov zamestnancov prevádzkovateľa, ale aj telefonujúcich, ktorí môžu byť v rôznom postavení. Môže ísť napr. o klienta, potenciálneho klienta a pod. Pri nahrávaní telefonátov sa v praxi spravidla využívajú tieto právne základy:

• predzmluvné vzťahy, ktoré smerujú k uzavretiu zmluvy s dotknutou osobou podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) nariadenia GDPR. Spracúvanie osobných údajov zákazníka v tomto prípade prebieha bez potreby súhlasu zákazníka, nakoľko právnym základom spracúvania jeho osobných údajov je práve predzmluvný vzťah, ktorý smeruje k objednaniu služby/tovaru.

• zmluvné vzťahy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) nariadenia GDPR, kde dotknutá osoba vystupuje ako zmluvná strana. Spracúvanie osobných údajov zákazníka v tomto prípade prebieha bez potreby súhlasu zákazníka, nakoľko právnym základom spracúvania jeho osobných údajov je práve zmluvný vzťah a veci s tým súvisiace (napr. podanie reklamácie, dodanie tovaru/služby...).

• zlepšovanie služieb prevádzkovateľa – tu prevádzkovatelia využívajú dva druhy právnych základov, a to:

a) súhlas volajúceho podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) nariadenia GDPR alebo

b) oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) nariadenia GDPR.

Oprávnený záujem spočíva napríklad v zlepšovaní služieb prevádzkovateľa.

Využitie tohto právneho základu vyžaduje vykonanie testu proporcionality, a to ešte pred samotným začatím spracúvania osobných údajov. Ide o trojkrokový test, ktorý predpokladá kumulatívne splnenie podmienok, a to po prvé sledovanie legitímneho záujmu prevádzkovateľa alebo tretej strany, po druhé nevyhnutnosť spracúvania osobných údajov na realizáciu sledovaného legitímneho záujmu a po tretie podmienku, že neprevažujú základné práva a slobody osoby, ktorej sa ochrana údajov týka nad záujmom prevádzkovateľa alebo tretej strany.

Z výsledku vykonaného testu proporcionality vyplynie, či oprávnený záujem prevádzkovateľa prevyšuje nad právami a slobodami dotknutých osôb, a či je možné z neho vychádzať ako z právneho základu pre spracúvanie.

Získané osobné údaje